الوثائق والسجلات حفظها وتنظيمها واسترجاعها

مقدمة:

[1]منذ أن خلق الله تعالى الإنسان وعلمه البيان كان طلب العلم ضالته المنشودة، وإحدى حاجاته الأساسية، من أجل أن يعرف نفسه ويعرف عالمه، ولقد تعلم الكثير وحفظ الكثير حتى ضاقت حافظته فاخترع الكتابة معيناً لذاكرته، تحفظ خبراته ومعارفه عبر الزمن وتنقلها إلى الأجيال الآتية من بني جنسه، فكتب على الأحجار وعلى جدران الكهوف وعلى الطين وعلى البردي وعلى جلود الحيوانات وعلى كل شيء يصلح أن يكون وعاءً للمعلومات. وعندما تكاثرت هذه الأوعية تفرغ نفر ممن يمتلكون حب العلم والكفاءة لترتيب وتنظيم تلك الأوعية بطريقة تمكن وتسهل الإفادة منها، وكان “الموثقون” هؤلاء يجرون عمليات البحث والتنقيب والتنظيم لهذه الأوعية، فيستفيدون منها أو يستفيد منها غيرهم.

بهذا الجهد الوثائقي العملي بدأت البوادر الأولى لمهنة التوثيق في أبسط صورها، واستمرت تتطور مع تطوير الإنسان وازدهار حضارته، والتزم الملوك والأمراء وذوو الأمر بتشجيع هذه المهنة العلمية وإقامة مؤسساتها المختلفة من دواوين ودور وثائق وغيرها.

وقد قسم العلماء الوثائق العربية بصفة عامة إلى وثائق عامة وهي التي تصدر عن ديوان الرسائل والدواوين الأخرى التي نشأت في الدولة الإسلامية مثل ولاية العهود ووثائق الإقطاع والمعاهدات.  ووثائق خاصة وهي التي تسجل تصرفات الخاصة للأفراد سواء كانت بيعاً، أو شراء، أو إيجاراً، أو وقفاً، أو عتقاً…الخ.

كانت الكتابة أول ثورة حضارية للفكر الإنساني، غير أن اختراع الورق وسع قاعدة تلك الثورة وقدم لها سبل التطور والانتشار. لقد كان للعراقيين الأوائل فضل اختراع الكتابة، وكان للعرب المسلمين فضل تطوير صناعة الورق وتعريف العالم بقيمته. وفي القرن الخامس عشر الميلادي إذ اخترعت الطباعة بالحروف المعدنية المتحركة فنقلت العالم إلى عصر حضاري جديد. فطبعت الكتب بنسخ كثيرة وازداد تداولها بين الناس وانتشر العلم، وظهرت الدوريات.

وهكذا ازدهرت حركة طبع ونشر الوثائق الكتب والدوريات وغيرها من المنشورات الورقية، وتزايدت أعدادها وتنوعت أشكالها، غير أن هذا التزايد في أنواع المطبوعات أخذ يتضاعف عبر السنين، حتى بلغ معدل تزايده في الوقت الراهن قدر ثلاث مرات نمو سكان العالم تقريباً• وتتضاعف المعلومات كل 01 ـ 51 سنة، وأنه تصدر اليوم حوالي ثلاثين ألف مجلة علمية وتكنولوجية تحتوي على 0.9 إلى 1.2 مليون مقالة سنوياً.

ونتيجة لازدهار حركة الطبع والنشر ظهرت مشكلة تضخم النتاج الفكري وتفجر المعلومات.

لقد كان الإحساس عالمياً بهذه المشكلة، ويعكس الاهتمام المتزايد من قبل العلماء والباحثين في مجالات المعرفة البشرية كلها، وبالمعلومات وضرورة توفيرها للمستفيدين خاصة وأن الأساليب التقليدية أبدت عجزها عن ذلك.

إن لمشكلتي تضخم النتاج الفكري العالمي وتفجر المعلومات أسباب كثيرة يمكن تلخيص أهمها بالنقاط الآتية:

1 ـ الزيادة الهائلة في كمية الوثائق والمطبوعات والمنشورات المتنوعة.

2 ـ فشل الأساليب والوسائل التقليدية في الضبط والسيطرة والتنظيم للمعلومات ولأوعية المعلومات المتراكمة يوماً بعد يوم.

إن هذا الوضع وتلك الأزمة العلمية العالمية كانا إيذاناً بميلاد علم جديد، يضع الأسس العملية لحل هذه المشكلات مستعيناً بالدراسات العلمية والوسائل التكنولوجية وتراث وخبرات ومهارات المهنة المكتبية.

أسباب اختيار البحث:

ان من الاسباب التي جعلتنا نختار هذا الموضوع هو اهمية الوثائق وكيفية ادارتها وتنظيمها واسترجاعها ولما تحمله الوثائق من قيمة علمية .

وايضا اهتمامنا كباحثين بالجانب التقني في الارشيف بالاضافة الى قدرتنا على دراسة هذا الموضوع مع توفر الخبرة الكافية لدينا لدراسة هذه المشكلة وايضا توفر الوقت الكافي لحل هذه المشكلة .

مشكلة البحث :

  1. ما هي العمليات الفنية التي يتم استخدامها لتنظيم الوثائق .
  2. هل يتم اتباع النظم التقليدية ام الالية .
  3. هل ادارة الوثائق مركزية ام غير مركزية.
  4. هل هناك كادر مؤهل لادارة الوثائق .

فروض البحث:

  1. عدم اتباع الاسس العلمية الصحيحة في تداول الوثائق.
  2. هناك نظرة سالبة لموظفوا الوثائق والارشيف .
  3. تدني الاهتمام بالوثائق والارشيف .
  4. كلما ازدات البرامج التدريبية كلما ازدات انتاجية العمل .

أهداف البحث:

من اهداف هذا البحث انه واجب عملي في السنة الدراسية في الجامعة ومن اهدافه ايضا بيان كيفية تنظيم الوثائق في الارشيف وكيفية ادارتها وكشف ما اذا كان يتبع استخدام أي نظام إلى ودورة في الخزن والاسترجاع وذلك مع النظرة الى موظفوا الوثائق .

حدود لبحث:

تتمثل الحدود المكانية لهذا البحث في ارشيف وزارة الثقافة اما الحدود الزمانية فهي الفترة التي يتم استخدامها في عملية جمع البيانات هي الفترة الدراسية .

مجتمع البحث:

ان مجتمع البحث هذا يتكون من موظفوا مركز المعلومات وموظفوا الارشيف بوزارة الثقافة .

منهج البحث:

قمنا بتوظيف المنهج الوصفي وذلك لأنه يقوم بجمع بيانات كافية ودقيقة ومن ثم تحليل ما تم جمعه من بيانات.

والمنهج التحليلي لتحليل بيئة النظام المتبع لتنظيم الوثائق ودراسة مدى جدواه.

كما استخدمنا منهج دراسة الحالة لدراسة بيئة الارشيف ماله وما عليه كما استخدمنا المنهج التاريخي لاستخدامنا المصادر.

ادوات جمع المعلومات:

من ادوات جمع المعلومات اداة المابلة والملاحظة وذلك لمقابلة موظفوا الوثائق.

اما الملاحظة فهي ملاحظة الباحثين للارشيف ككل ومن ثم معرفة الوضع القائم وتقيمه .

هيكل البحث:

الفصل الأول:  يتكون الفصل الأول من ثلاث مباحث حيث تناول المبحث الأول خطة البحث اما المبحث الثاني يحتوي على مقدمة و نمو وتطور علم الوثائق و تعريفات للوثائق  وأنواع الوثائق وأشكالها اما المبحث الثالث تناول أهمية الوثائق والمراحل الزمنية التي تمر بها الوثائق.

والفصل الثاني في هذا البحث فيحتوي على مبحثين المبحث الأول يتناول التنظيم  الفني للوثائق و إجراءات البريد الصادر والوارد و الأرشيف اما المبحث الثاني فيتناول المركزية واللامركزية  وموظفو الوثائق  والأسباب التي تهدد أمن الوثائق .

و الفصل الثالث من هذا البحث يتناول  الدراسات الميدانية لأرشيف وزارة الثقافة وخلفية تاريخية عن الوزارة و واقع الأرشيف.

الدراسات السابقة:

بالرغم من اهمية الموضوع ونسبة لما تحتاجه الوثائق من ادارة صحيحة وتنظيم يسهل عملية استرجاعها الا ان موضوع ادارة الوثائق لم يجد نصيبه من الدراسات والبحوث الا ان كل ما تم دراسته في الوثائق يتمثل في الاتي :-

  1. دراسة عبد الرحمن طيفور، 2008م في الوثائق الادارية في شركتي التأمين الاسلامية لجوبا بالخرطوم رسالة دكتوراة .

وتناولت الرسالة موضوع الوثائق واهميتها واسس تقييمها كما تعرضت للعمليات الفنية من تصنيف وفهرسة ومرورا بمعدات الحفظ الالكتروني .

  1. دراسة منال خضر المهدي قسم ،2001م بعنوان النظام الوثائقي: دراسة حالة دار الوثائق السودانية القومية ،ت والمعلومات.

تناولت الدراسة تعريف الوثائق وأنواعها ودورة حياتهاوالإجراءات الفنية للوثائق.

نمو وتطور علم الوثائق:

[2]إن الجـوانب العملية لعلم الوثائق كانت الأسبق في الظهور من جوانبه النظرية، وكـلا الجـانبين النظـري والتطبيقي يكونان الهيكل العلمي الحقيقي لهذا العلم، وتمثل المكتبات ودور الوثائق والأرشيفات ومراكـز المعـلومـات المتنوعة الميادين التطبيقية لعلم الوثائق. وقد كانت هذه المؤسسات ـ خاصة المكـتبات ـ تقدم خدماتها الثقافية إلى المستفيدين منذ فجر التاريخ، وهي مستمرة في عطـائها، غير أنها بعد التطور العلمي والتكنولوجي الذي شهده العالم، وتفجر المعلومات وازدياد الحاجة إليها وتطـور هذه الحاجـة وتنوعها، قد أصبحت عاجزة عن القيام بواجباتها تجاه المجـتمع كـما ينبغي.

ومنذ أواسط القرن التاسع عشر ظهرت حركة التوثيق (Documentation) التي كانت تهدف إلى تقديم تحليل مكثف لمحتويات أوعية المعلومات، وأكثر عمقاً مما كانت تقدمه الإجراءات المكتبية، وبعد استخدام الحواسيب في العمليات المكتبية أظهرت عمليات استرجاع المعلومات أن هذه المحاولات المعلوماتية المتعددة هي مراحل تطورية لعلم المعلومات في جوانبه التطبيقية، إلا أنها ما كانت لتستمر وتتطور اعتماداً على كونها خبرات مهنية تستند إلى طريقة المحاولة والخـطأ، بل هي بـأمس الحاجة إلى مبادئ وقوانين علمية أساسية تستند إليها في تطبيقاتها الميدانية، وتعتمدها سنداً للتفسير والتخطيط والتطوير، ولقد وجدت مفاهيم علم الوثائق ونظـرياته لبناء هذه الأسس، وتطوير لمبادئ مهنة المكتبات وأهداف التوثيق، وتكاملاً معها واستحواذاً عليها في علم شامل تستظل بمظلته هذه التخصصات والخبرات المهنية بصورة موحدة وهكذا كان وتطور علم الوثائق

واتخذ تسميات متعددة منها:

التوثيق (Documentation)

علم المعلومـات والتـوثيق (Information Science and documentation)

علم الوثائق (الدبلوماتيك diplomatic)

علم الوثائق (الدبلوماتيك diplomatic)

علم الدراسة النقدية لمصادر التاريخ الرسمية، مثل:  المواثيق والقوانين والمعاهدات والعقود والسجلات القانونية، والوثائق الأخرى المشابهة. كما تشتمل أيضا على دراسة نشأتها وتكوينها وكذلك تقييمها وتمييز الصحيح من المزور. وتعتبر دراسة الوثائق التاريخية أساس علم الأرشيف  archival science.

ظهرت دراسة الوثائق التاريخية أولا في فرنسا في القرن السابع عشر في شكل محاولات لإثبات صحة الوثائق الأرشيفية. ثم صقلت في المعاهد الأوروبية وتطورت إلى دراسة قانونية وتاريخية ولغوية للوثائق. وفي القرن العشرين طبقت على وثائق العصور الوسطى وبداية العصر الحديث وكان هدفها تقييم مصداقية تلك الوثائق كمصادر للأبحاث. وأول عمل كبير في هذا المجال قام به Jean Mabillon (1632-1707):

Jean Mabillon’s De Re Diplomatic (1681; supplement, 1704)

باللاتينية، ويعني “دراسة الوثائق” والذي نشر في ستة أجزاء والدبلوماتيقا تتحقق من الكيان المنشئ  provenance  للوثائق وخصوصا الوثائق الخطية، وتهتم بتطورها وتطبيق المفاهيم الدبلوماتيقية عليها. فهي تفحص المفاهيم الدبلوماتيقية من حيث التنظيم والتأثير على مضمون الوثائق والنظم الأرشيفية الحديثة. وهي تفحص الأشكال المادية والفكرية للوثائق، وتوضح المناهج التقليدية للدراسة النقدية للوثائق التاريخية وتضيف إليها أفكارا تتعلق بالاستخدام الأرشيفي للوثائق. وهي تحاول الوصول إلى صحة أو عدم صحة المنشئ ومصداقية أو موثوقية  authenticity  الوثيقة عن طريق دراسة:

المادة التي كتبت عليها وكيفية طيها .

ادارة الوثائق الجارية :

[3]الإدارة في أصلها اللغوي (القيام بخدمة الاخرين ) فهي تتكون من AD ان المصدرية ، ministrant    يخدم ، اما في معناها الاصطلاحي ؛ فهي تعني ذلك النشاط الذي يهدف الي تحقيق نوع معين من التنسيق و التعاون بين جهود عدد من الافراد من اجل هدف عام .

و الادارة هي عملية تنظيم وتوجية الموارد البشرية و لمادية نحو تحقيق اهداف الجماعة ، فهي بوجة عام تعني استخدام الموارد المتاحة باقصى كفاءة ممكنة ، تحقيقا لاهداف المنظمة الادارية ،فهي عملية تنفيذية تهتم بالاساليب المثلي لتحقيق تلك الاهداف في ظل الموارد المتاحة .

تعريف الوثيقة(1) :

هناك اختلاف كبير حول تعريف الوثيقة، وتتراوح التعريفات بين تعريف واسع يشمل كل الأوراق والبرديات وغيرها من الخامات التي تحتوي على مادة مكتوبة أنتجها الناس في جميع العصور التاريخية سواء أكانت تحتوي على كتب أو مخطوطات أو مراسلات ومكاتبات أو أوامر وعقود زواج وطلاق وغيرها؛ وبين تعريف ضيق يشمل فقط الأوراق والسجلات التي أنتجتها الدواوين والمصالح الحكومية وحفظ فيها. وهذا التعريف الضيق هو المقصود عند ذكر كلمة وثيقة في هذا الموقع ، حيث إن دار الوثائق هى أرشيف حكومي يختص فقط بحفظ أوراق ومستندات وسجلات الحكومة المصرية.

تعريف(1)  :

هي معلومة كتبت لحفظ الحقوق أو الهوية أو لتسيير النظام الإداري او لارتباطها بعلاقات الناس وتكون لها الصفة القانونية وتعرف الوثيقـة بأنها كل وسيط يقدم معلومات أو حقيقة أو يساعـد على تقديم حقيقة ما وتكون لها الصفة القانـونية , فالمصـادر الماديـة من أثـار وعمـارة ونقـوش وأختام ومسكوكات وآلات حــرب ولباس هــي مــن أنماط الوثــائق , كما أن المصادر الروائية من مخطوطــات وكتب وصحف ومــواد سمعية وبصرية هي أيضا ً وثائق .

وقد عرفتها اللائحة الفيدرالية NARA بانها المعلومة المسجلة بغض النظر عن الوسيط الحامل لهذة المعلومة او خصائصة ، انشاتها او تسلمتها اية منظمة باعتبارها دليلا علي عملياتها وتملك قيمة تستحق الحفظ لفترة من الوقت

الوثائق الجارية :

[4]هي الوثائق التي ماذال العمل جاريا بها وتسمى الوثائق النشطة او الادارية لاستخدامها لاداء الاعمال بشكل مستمر ،ولذلك تحتفظ بها الدارة التي انتجتها او تلقتها لارتباطها بنشاطها او اداء اعمالها .

والوثائق الجارية هي اي وسيط يحمل بيانات عامة تتعلق بالادارة او الهيئة او الدولة ككل ، وقد تكون خاصة تتعلق بالافراد ، ويجري تداول هذا الوسيط خلال العمل العام ويرجع الية طلبا لمعلومة معينة ويستحق الحفظ المؤقت او الدائم بحسب ما يحمل من معلومات اولية او لية اوثانوية .

أنواع الوثائق وأشكالها:

يمكن تقسيم الوثائق وفق عدة أسس :

من حيث الغرض الذي يرمي إليه الفاعل القانوني من كتابة الوثيقة: وتقسم إلى نوعين:

ا- وثائق يقصد بها أن تكون مستنداً أو دليلاً أمام القضاء يثبت بها الفعل أو التصرف القانوني الذي يتم بمجرد توافق الإرادتين.

ب- وثائق ضرورية لقيام عمل قانوني، ومثال ذلك: الهبة التي لا تتم من الناحية القانونية إلا بوثيقة .

إن هذا التقسيم مهم من وجهة نظر القانون فكلما زاد الاعتماد على الوثائق المكتوبة في دعم رأي أو عمل ما كان ذلك دليلاً على تقدم النظم القانونية والحضارية في الدولة، إذ إن الكتابة تفوق الشهادة، والكلام ينسى وتبقى الكتابة .

 

من حيث صحتها ومبلغ الاعتماد عليها : وتقسم إلى:

ا –  الوثيقة الكتابية  : وتتكون من:

ـ كل ما أؤتمن على وديعة مخطوطة باليد وتظهر بأجزاء متتابعة أو مدة محددة وزمن معين وكتبت من مسئول رسمي وهذه الوثائق صحيحة لا يمكن الطعن فيها.

ـ وثائق قام بتحريرها أفراد دون الرجوع إلى موظف رسمي مختص أو أنها ليست معتمدة من جهة رسمية.

ب- الوثيقة التصويرية :

ويأتي هذا النوع من الوثائق في درجة تلي الوثيقة الكتابية، وتعد في علم التوثيق وثيقة مساعدة بمعنى أنه لا يعتد بها وحدها، لأن المحتوى فيها موضع ترجيح أو شك وهي في الغالب رسم ما نقل بالزيت أو بالقلم أو بالفحم أو صورة أو نقش في الحجر أو صورة شمسية

ج- الوثيقة التشكيلية :

وتعد أيضاً من الوثائق المساعدة، وهي مماثلة للوثيقة التصويرية حيث إنها مماثلة لها في كثير من المقومات وهي تكون بناء قصور لأشخاص مرموقين أو مؤسسات رسمية أو معالم أو آثار معمارية كقصر الحمراء في غرناطة أو أهرام الجيزة ومسجد قرطبة، وقصر أشبيلية وجامعة القرويين في فاس وقبة الصخرة وكنيسة القيامة في القدس وغيرها من المعالم الخالدة .

د- الوثيقة السمعية :

وتدخل هذه أيضاً في نوع الوثائق المساعدة التصويرية والتشكيلية وهي في الغالب تسجيلات صوتية أو إذاعية أو تسجيل أسطواني أو شريط سينمائي .

ومع التطور المعاصر والتطورات الإلكترونية أصبحت هذه الوثيقة يعتمدها الخبراء في دراسة الغناء ومستوى الصوت وطبقاته، وأيضاً دراسة اللهجات الخطابية وأسلوب الحوار والنقاش عند رجال السياسة وزعماء العالم فيستندون بذلك على دراسة شخصياتهم ومدى تأثيرهم على الجماهير .

من وجهة نظر المؤرخين: تقسم الوثائق إلى:

ا- وثائق ديوانية:

صدرت عن ديوان أو دواوين وتتبع قواعد وأساليب ثابتة في صياغتها وطرق إخراجها وشكلها.

ب- وثائق غير ديوانية:

أصدرتها هيئة أو مؤسسة ليست لها قواعد أو أساليب أو أشكال ثابتة.

ج- وثائق قومية:

تحفظ تراث الأمة القومي الذي يعكس نشاطها في كل المجالات ولاسيما المخطوطات والرسائل وأشكال الوثائق  .

أهمية الوثيقة   :

رغم أن العالم يعيش اليوم ثورة معلوماتية علمية حديثة وشاملة , إلا أن الــوثيقة ظلت ولا تزال مصـدر أصلي للمعلــومات  التي تــرتكز عليهــا الدارسات والبحوث العلمية في مختلف المجـالات لقد كان لظهور المنظمات الدولية الكبرى بعد الحـرب العالمية الثانيــة كمنظمة الأمم المتحدة وإنشــاء محكمة العـدل الـدولية وظهور المنظمات الإقليمية في جميع أنحــاء العالم أبلغ الأثـر في العناية بالوثائق والمستندات والخــرائط لجمع الحقــائق والأدلة التاريخية التي تــدعم النزاع حول كقضايا كثيرة كالحدود وإثبات الحقوق في الموارد والثروات الطبيعية وغير ذلك .

وتبرز أهمية الوثائق في كونها :-

  1. أرقى أنواع المصادر التاريخية التي يعتمد عليها الباحثون .
  2. قدرتها على كشف التطورات الإدارية والاقتصادية والسياسية والاجتماعية للدولة والمؤسسات .
  3. تلعب دورا ً هاما ً في اتخاذ القرارات السليمة المتعلقة بمجال التخطيط لدى المؤسسات .
  4. تثبت الهوية الشخصيــة للفرد وتكسبه حقوقه في المجتمع , كمــا أنها تحمي حقوق الملكية العامة والخاصة,إضافة إلى حمايتها لحقوق الاختراعات والبراءات العلمية .

* ترجع أهمية الوثائق العربية في الأتي(1):

* الاختصار والإيجاز في طرح المشكلات

وليدة البيئة الطبيعية التي عاشها إنساننا العربي، فالرقم الطينية مصنوعة من الطين والبرديات مصنوعة من ساق البردي الموجودة بكثرة في وادي النيل، وكذلك كتب على الرقوق وأوراق النخيل وكرانيفها وعلى العظام والحجارة وكذلك جلود الحيوانات.

* التميز بالتنوع في أشكالها.

* التدرج في استبدال كل شكل من أشكال الوثائق وليس دفعة واحدة.

* الانتقال الحر للوثائق بين الشعوب.

* الوثائق العربية كانت متاحة للجميع بينما في حضارات النيل وسومر كانت مقتصرة على فئة معينة من الشعب، وكذلك في الحضارات الأخرى أيضاً.

* الروعة والدقة في التصنيع والكتابة.

* الوثائق العربية ناقلة ومطورة للحضارات الأخرى.

* الصدق والأمانة في عمليات النقل والترجمة.

* المخزون الوثائقي الكبير الذي خلفته الحضارة العربية.

* توزع المخزون الوثائقي الكبير في أنحاء متفرقة في العالم.

* التنوع في فروع المعرفة.

* ظهور تصانيف حقيقية للعلوم والوثائق.

العناية الكبيرة بالوثائق في الحضارة القديمة، حيث كانت تحفظ الوثائق المكتوبة على ورق البردي بجرار فخارية وكذلك الرقم الطينية وكذلك الرقوق والمهارق التي كانت تحفظ في طوامير معدنية أو خشبية أو جلدية في العصر الساطع للحضارة العربية.

وجود أماكن مخصصة لهذه الوثائق (أراشيف) مثل أرشيف آشور بنيبال مملكة ماري- ايبلا

البدايات الأولى لكل أشكال وأنواع الوثائق بدأت من المنطقة العربية وانتشرت إلى أنحاء العالم.

مقاومة هذه الوثائق للأحوال البيئية، حيث إن الرقم الطينية المكتشفة في بلاد الشام قاومت الرطوبة، أما البرديات في مصر فقد قاومت الجو الجاف في مصر.
الندرة لمثل هذه الوثائق، حيث إنها كانت تكتب باليد

المراحل الزمنية التي تمر بها الوثائق :

أ. الوثائق النشطة  :

وهي الوثائق التي تستخدم بشكل متكرر في العمل اليومي للمؤسسة الحكومية أو بين الحين والآخر وتمتد الفترة الزمنية للوثيقة حسب أهميتها فتكون الوثيقة نشطة منذ أن أوجدت والى أن تحفظ للاستخدام الآني وعادة ما يمتد نشاط الوثيقة من عام إلى خمسة أعوام وفي هذه المرحلة تحفظ الوثيقة في مكان قريب من الدائرة التي أنتجتها لتسهيل الوصول إليها ومن ثم تنتقل بعدها إلى المرحلة التالية حيث يكون الرجوع إليها متى دعت الحاجة إلى ذلك.

ب. الوثائق غير النشطة  :

وهي المرحلة التي تنتقل فيها الوثيقة من مرحلة الاستعمال أو الرجوع المتكرر إلى المرحلة التي يكون فيها الرجوع إلى هذه الوثيقة قليل وبشكل متباعد وفي هذه المرحلة تحفظ الوثيقة في أرشيف خاص داخل المؤسسة بشكل مرتب وبنظام معين يسهل الرجوع إليها متى ما دعت الحاجة إلى ذلك.

جـ. الوثائق التاريخية  :

وهي المرحلة الثالثة والأخيرة للوثيقة وتعتبر الوثيقة “وثيقة تاريخية” متى ما كانت تحوي على أهمية تاريخية أو سياسية أو اقتصادية أو ثقافية أو علمية بحيث يمكن الاستفادة منها عند الرجوع إليها بعد فترة طويلة من الزمن وعادة يتم فرز وتقييم الوثائق الحكومية بعد مرحلتها غير النشطة لتتحول إلى وثيقة تاريخية أو تعدم بعد انتهاء أهميتها للمؤسسة التي أنتجتها .

العمليات الفنية :

[5]يعد التنظيم الفني للوثائق البناء الشامل والرابط الحقيقي للعلاقات المتبادلة الوثائق يبعضها وبينها وبين المستفيد.

دون التنظيم يستحيل السيطرة على المعلومات والاستفادة منها يقصد بتنظيم الوثائق تزويدها وفهرستها وتصنيفها باسلوب علمي حديث يحقق الدقة والسرعة في إجراءات الجمع والحفظ والاسترجاع .

  • أولا تزويد الوثائق:

تنمية المجموعات الوثائقية من العمليات المهمة ، ان دور الأرشيف وضع لها افصل السياسات والبرامج الدقيقة ضمانا للتغذية المستمرة بالمواد الوثائقية .

يكون المصدر الوحيد لتزويد دور ومراكز الوثائق برامج الإيداع وهذا لا يمنع دور ومراكز الوثائق الوطنية والمحفوظات من متابعة الحصول على الوثيقة بمختلف الوسائل وبدون نظام إيداع محدد يكون الحصول على الوثائق من قبل دور المحفوظات أمر صعبا.

الحصول على الوثائق من الدوائر التي أنتجتها او من مراكز الحفظ الوسيط لابد من مراعاة الأتي:

  1. تحديد سجلات الوثائق .
  2. مراعاة أسس الاختيار ومقاييس التقديم.
  3. تحديد أساليب الحفظ بالنسبة للوثائق.
  4. تحديد إجراءات تسليم الوثائق.

تتم إجراءات تسليم الوثائق بعد ملء بطاقة التسليم الخاصة بالوثائق تكون من صورتين:

إحداهما تحفظ بالدائرة المنتجة ، أما الأخرى فتحفظ بمركز حفظ الوثائق .

تحتوي بطاقة التسليم على معلومات مختلفة تشمل رمز الملف ، اسم الدائرة المنتجة ، عنوان الوثيقة وموضوعها ، رقمها وتاريخها ، ونوعها وشكلها ثم عدد صفحاتها ثم يضاف إليها تاريخ التسليم ، توقيع المستلم ورقم القيد في السجل ونبدأ للتقويم وتاريخه.

  • ثانيا فهرسة الوثائق :

تتأثر فهرسة الوثائق وتنظيمها في المنشأة او المنظمة أثناء استخدامها في الدائرة المنتجة لها وتختلف الأجهزة الحكومية في أساليب الوصف وقواعد الترقيم والترتيب .

يجب مراعاة العناصر التالي في فهرسة الوثائق:

  1. تحديد الجهة المنتجة للوثيقة .
  2. تحديد تاريخ الوثيقة ورقمها .
  3. تحديد شكل الوثيقة من حيث كونها مرسوما او تعميما او خطابا.
  4. تحديد موضوع الوثيقة .
  5. تحديد الأسلوب المتبع في تنظيم الوثائق.
  6. تحديد الصفة القانونية للوثيقة.

يمكن الإشارة لبعض الفهارس البطاقية في مجال الوثائق الإدارية :

  1. الفهرس الشكلي

يكون الترتيب زمنيا حسب أشكالها من حيث كونها قرارات ، خطابات …….. الخ تقسم الوثائق في الشكل الواحد إلى تقسيم فرعي وفقا لمصادرها مثل الشكل قرارات يقسم إلى قرارات وزارة المالية وغيرها .

  1. الفهرس الموضوعي

يكون الترتيب هجائي وفقا لقائمة رؤوس الموضوعات المعتمدة في أغراض التنظيم قد يكون للوثيقة مدخل موضوعي واحد ويمكن ان تكون لها عدة مداخل موضوعية .

  1. الفهرس الموجز

يكون الترتيب هجائيا حسب العناوين العامة لكل مجموعة من الوثائق.

  1. فهرس الأسماء

يكون الترتيب هجائيا وفقا للأسماء مثل أسماء الموظفين .

  1. الفهرس المصنف

يكون الترتيب زمنيا وفقا لأرقامها او أرقام تصنيفها .

  • ثالثا تصنيف الوثائق :

يراعى في نظام تصنيف الوثائق الإدارية بعض المبادئ العامة أهمها :

  1. ان يكون مصدر الوثائق أساس ثابت في الترتيب .
  2. عدم تصنيف الوثائق الإدارية موضوعيا .
  3. ان يراعى في تصنيفها التنظيم الإداري.
  4. مراعاة مبدأ الأصل والنشأة في تنظيم الوثائق الإدارية.

أكثر الطرق شيوعا في التصنيف:

  1. التصنيف الموضوعي وهو نوع من التصنيف التخصصي :-

يتم فيه تحديد موضوعات الوثائق في شكل مجموعات ووضع كل مجموعة مع بعضها وفقا للتشابه الموضوعي في المعلومات التي تحتويها الوثائق .

  1. التصنيف الجغرافي:

يتم التصنيف الجغرافي للوثائق عن طريق تجميع الوثائق المنتجة في مكان معين في شكل مجموعات متكاملة يربط بينهما مكان الإنتاج .

المكان الجغرافي يشمل الدولة او الإقليم او المدينة كل ما ينطبق عليه مصطلح مكان.

  1. التصنيف الشكلي:

يتم تصنيف الوثائق وفقا لنوع الوثائق بحيث تجمع الوثائق المتشابهة في نوعها يلزم هذه الطريقة التدرج الزمني تحت كل نوع او التدرج المصدري.

  • الحفظ :

مرحلة الحفظ لها أهمية قصوى وهي من أهم الإجراءات الفنية التي تحقق الاستخدام الأمثل للوثائق وهى تراعي مواصفات وسلامة الوثائق وأمنها وسريتها.

تم حفظ الوثائق على حسب أشكالها وهي تتمثل في الشكل الورقي والمعرفي والممغنط.

الشكل الورقي يعرف بالحفظ التقليدي يتم في ثلاثة مراحل هي:

  1. مرحلة الترتيب داخل حافظات ورقية او ملفات.
  2. مرحلة إعداد بطاقات التعريف وتثبيتها على كعوب او أجزاء الحافظات او الملفات.
  3. مرحلة ترتيبها على الرفوف.

لكل مرحلة من هذه المراحل إجراءات ونظم تحددها الجهة المعنية بحفظ الوثائق وفقا لشكل وثائقها و تكون في الغالب عبارة عن وثائق غير مجلدة ، وثائق غير مؤرخة ، وثائق مجلدة ، وثائق سائبة.

تختلف طرق حفظ الوثائق باختلاف أحجامها وأنواعها وأشكالها فحفظ الوثائق صغيرة الحجم يختلف عن حفظ الوثائق كبيرة الحجم .

تعتمد دور الأرشيف على عدة طرق للحفظ:

  • طريقة الحفظ الأفقي المفتوح

تناسب هذه الطريقة الخرائط والرسوم المسطحة ويتم الحفظ داخل أدراج أفقية مفتوحة ويمكن استخدام الدرج الواحد لعدة وثائق.

  • طريقة الحفظ الاسطواني

تناسب الخرائط والرسوم والوثائق الملفوفة بحيث توضع على مساند خشبية .

  • طريقة الحفظ المعلق

تناسب الأوراق النشطة عند حفظها في ملفات معلقة كذلك الوثائق الكبيرة الحجم وذلك بتعليتها عموديا في رفوف مفتوحة بواسطة مشابك خاصة في اعلى الرف.

  • طريقة الحفظ الرأسي

تناسب الوثائق المحفوظة في حافظات ورقية هي من اكثر طرق حفظ الوثائق وأكثرها اقتصادا.

  • الاسترجاع:

بعد اكتمال مرحلتي التنظيم والحفظ عبر القوى البشرية المؤهلة والمدربة تأتي مرحلة تقديم الخدمات الوثائقية ا صبحت بدورها وظيفة رئيسية في دور الأرشيف .

يتطلب التخطيط لتقديم خدمات وثائقية مراعاة الآتي:

  1. التعرف على البيئة المحيطة بخدمات الوثائق مثل المستوى التعليمي والاجتماعي والاقتصادي.
  2. التعرف على النظم والقوانين لتحديد ضوابط الاستفادة من الوثائق .
  3. التعرف على الإمكانيات المتاحة المالية والبشرية.
  4. التعرف على طبيعة الخدمات المتاحة.

من اهم الخدمات الوثائقية التي تقدمها دور الارشيف:

  1. الإرشاد المرجعي

يشمل الإجابة على استفسارات المستفيدين متمثلة في تهيئة الوثائق للاطلاع عليها

  1. إعادة الوثائق

نكون مقصورة على نوع معين من الوثائق بحيث لا تشمل الصور ، الخرائط ، الأختام والمسكوكات النقدية وغيرها.

  1. التصوير والنسخ

يتم تصوير الوثائق على أفلام او شرائح ميكروفيلمية وغيرها.

  1. النشر والإعلام

يتم عن طريق إعداد الأدلة والكتيبات والأفلام والصور الوثائقية وإقامة المعارض والندوات وغيرها .

  1. الترجمة العلمية

تتم للوثائق الأجنبية التي تم الحصول عليها من مصادر مختلفة .

  1. التدريب والتعليم

تغيير من الخدمات الحديثة والمهمة ، شارك دور الأرشيف ف تقديم خدمات تدريبية وتعليمية عن طريق إيجاد برامج خاصة لاختصاصيين من الوثائقيين في تعريفهم بطبيعة الوثائق تنظيمها وحفظها واسترجاعها.

الأسس العامة لإجراءات قيد وتسليم الأوراق[6]:

يتمثل أغلب النشاط في الجهاز الإداري في مجموعة من العمليات كتحرير خطابات أو تقارير أو ما شابه ذلك وتسجيلها وتسليمها  ويتبع انتقال هذه الأوراق من مكتب إلى آخر ومن جهاز إلى آخر وينتهي بها المطاف إلى الحفاظ في ملفات موضوعاتها ليكون مرجعها عند الحاجة. ويجب بقدر الإمكان أن تتسم هذه العمليات بالبساطة والسرعة مع الدقة بالطرق الآتية :

  1. الإقلال من عمليات واستبعاد الخطوات الذائدة أو التي تسبب تعطيل البريد مثل عمليات العرض على أكثر من رئيس.
  2. تبسيط إجراءات العمل واستبعاد الخطوات الذائدة أو التي تسبب تعطيل البريد. مثل عمليات العرض على أكثر من رئيس.
  3. مراعاة أن يكون الهدف الأساسي إجراءات البريد والوارد والصادر هو سرعة تسليم الأوراق المختص في نفس اليوم.
  4. أن يكون الهدف الأساسي من القيد هو تسجيل بيان صحيح واضح عن كل ورقة.
  5. الإقلال بقدر الإمكان من عمليات التسليم بالتوقيع.
  6. أن يتبع دائماً استقبال البريد الوارد والصادر عن طريق وحدة المحفوظات.

إجراءات قيد تداول المراسلات الواردة:

  1. استلام المراسلات عن طريق مكتب البريد أو عن طريق التسليم باليد.
  2. فتح المظاريف ومراجعة محتوياتها وختم المراسلات بخاتم الوارد.
  3. فرز المراسلات حسب الجهات المختصة.
  4. قيد المراسلات على سجل قيد الوارد حيث يسجل تاريخ القيد ورقم القيد وعدد المرفقات والجهة الوارد منها والتاريخ والموضوع.
  5. يكون القيد في السجلات على أساس تخصيص سجل لكل قسم أو إدارة.
  6. تسلم المرسلات إلى المختص في القسم أو الإدارة بالتوقيع على أصل سجل القيد.
  7. يتم تسليم المراسلات إلى المختص بالتوقيع.

إجراءات قيد وتداول المراسلات الصادرة:

  • يقوم كل قسم أو إدارة بقيد المراسلات الصادرة في سجل القيد الصادر من أصل صورة. ويكون القيد بتسجيل تاريخ ورقم القيد وعدد المرفقات وأسم الجهة الصادر إليها وموضوع المراسلة ورقم القيد.
  • تنزع صورتا الخطاب لتحفظ أحداهما في ملف الموضوع وتحفظ الثانية في مجموعة صور الصادر.
  • تسلم المراسلات الصادرة إلى المختص بالصادر في وحدة المحفوظات بالتوقيع.
  • تجهيز المراسلات بالتصدير خارج الجهاز الإداري أما بالتسليم باليد أو التسليم إلى مكتب البريد.

نماذج مستخدمة في اعمال البريد الوارد والصادر

سجل قيد الخطابات الواردة

التاريخ رقم القيد الجهة الوارد منها مرفقات التاريخ ورقم القيد الموضوع الجهة المختصة
التاريخ الرقم

 

رقم التوقيع بيانات الرد الإجراء أولى ثانية
التاريخ الجهة الصادر إليها

 

سيرك تسليم البريد الوارد

التاريخ رقم القيد مرفقات الجهة الوارد منها الجهة المسلم إليها رقم الملف التوقيع

 

تسجيل قيد الخطابات الصادرة

التاريخ رقم القيد مرفقات الجهة الصادر إليها الموضوع رقم الملف طريقة ملاحظات

 

مركز المعلومات[7] :

هو هيئة تقوم بجمع وتجهيز البيانات وبث المعلومات وعمليات التجهيز والبث تتم بواسطة طرق مختلفة تعرف بأنها شبكة خدمات المعلومات التي توفر تجهيز البيانات ونقلها من شكلها الأصلي إلي المستفيد .

وهو أيضا الوحدة التي تتم من خلالها كل الإجراءات الفنية والمتخصصة التي تسهل عملية توفير و تنظيم واستخدام المعلومات بأوعيتها وأشكالها المختلفة كالبحث عن المعلومة من مصادرها المختلفة واختيار المناسب منها وفهرستها وتحليلها وتصنيفها واستخلاصها وتكشيفها وفق الأسس ولنظم العلمية و الفنية  . كما تقوم مراكز المعلومات بتحليل كافة أنواع المعلومات وتلخيصها واختصارها في نقاط واضحة وتسهل وتسرع العودة إليها والاستفادة منها .

وإذا كان مركز المعلومات يقدم خدمات علي مستوى قومي فهو مركز معلومات شامل وإذا كان يقدمها لفئة معينة فهو مركز معلومات متخصص

الأرشـــــــــيف :

تمهيد(1) :

الأرشيف هو تراث ألامه وذاكرتها التي لاستغنى عنها؛ وهو حصيلة تجارب الماضي ومخزون خبره للمستقبل . وقد تنبهت المؤسسات الحكومية الحديثة لأهمية الأرشيف فأولته الاهتمام الذي يستحقه وخاصة في الدول المتقدمة ؛ فتطورت نظريات وأساليب حفظ الأرشيف نتيجة التجربة العملية التي مرت بها عبر العقود الماضية ؛ وواكب هذا التطور الكيفي والكمي تطور التشريعات التي تنظم حفظ الأرشيف واستخداماته.

في العقود الأخيرة من القرن العشرين ومع ظهور وتطور الحاسوب ظهرت أساليب جديدة غير الأساليب التقليدية لحفظ المستندات والوثائق الضرورية وأرشفتها عن طريق استخدام ذاكرة الكمبيوتر (الذاكرة الرقمية) وتطور هذا الأسلوب الجديد مع تطور ماكينة الحفظ وسعة الذاكرة الرقمية وتطور برمجيات اختزال وحفظ واسترجاع المعلومات والوثائق والمستندات.

ومع ظهور الحكومة الإلكترونية تطورت الحاجة إلى الحفظ الرقمي للأرشيف حتى أصبح ضرورة لا بد منه وبنية أساسية أوليه لابد منها لتشغيل الحكومة الإلكترونية. وقد قطعت بعض الحكومات شوطا كبيرا فى هذا المجال سعيا لتشغيل الحكومة الإلكترونية وتفعيلها وبدأت حكومات أخرى خطوات حثيثة في هذا المضمار.

 تعريف(2) :

الأرشيف لغة : جاءت لفظة أرشيف Archive بصيغتين فعل و اسم ، فجاء كفعل بمعنى يضع الأوراق و الملفات في الأرشيف و الفعل الماضي Archivedبمعنى ارشف . و كما جاء على الدوام بصيغة اسم جمع Archives .

وكلمة أرشيف مشتقة من الكلمة الإغريقية ارخيون  أو ارشيون Arecheion  التي تتصل بدائرة من الدوائر ، و في الأصل كانت تطلق على سجلات الحكومة ووثائقها أي الأرشيف العمومي .

اصطلاحا :

هو الهيئة التي تتولى حفظ الوثاق و السجلات و القيود و المدونات بصورة منظمة.

وهو أي منظمة أو وحدة إدارية تناط بها مسئولية تعيين هوية الوثائق و تحديدها ومعرفة قيمتها والوصول إليها و حفظها وتنظيمها وحفظها ووصفها.

يعرف الأرشيف بأنه ” ذلك الجزء من المحفوظات الذي له قيمة إدارية أو تاريخية أو اقتصادية أو قانونية أو اجتماعية و أودع في إحدى المؤسسات الأرشيفية أو حفظ في قاعدة بيانات أرشيفية, حيث نظم بالشكل العلمي الذي يجعله صالحا للاستخدام من قبل الباحثين والمستفيدين.

المركزية و اللامركزية للمحفوظات :

[8]المركزية تعني تركيز السلطة في رئاسة واحدة أو شخص واحد حيث تتخذ القرارات ،كما هو الحال في الأجهزة الإدارية الصغيرة أو كما كان في الأجهزة الكبيرة  كالوزارات قبل تطبيق نظام اللامركزية عندما كانت السلطة مركزة في المستويات العليا كالوزير أو وكيل الوزارة .

ومن عيوب المركزية أنه قد يترتب على إتباعها تأخير في اتخاذ الإجراءات بسبب بعد الرئاسة عن الفروع المتطرفة .

اللامركزية :تعني أن الرئيس العام في الجهاز الإداري يفوض بعض سلطاته إلي رؤساء الفروع  المحلية أكي يتصرفوا في حدود التفويض حتى يمكن تفادي الرجوع إلى الرئاسة في كل صغيرة ، و يظهر هذا بوضوح في أن يفوض احد رؤساء الشركات بعض سلطته إلي احد مديري الفروع النائية .

المركزية الكاملة:-

يقصد بالمركزية الكاملة للمحفوظات وجود محفوظات داخل الجهاز الإداري الواحد تختص وحدتها بجميع أعمال تداول وحفظ الأوراق من خبر البريد الوارد والصادر وفهرسة وحفظ ومتابعه وفي هذه الحالة لا يجوز لأي موظف في الجهاز الإداري أن يحفظ لديه بأوراق أنتهي العمل منها.

 

اللامركزية الكاملة:-

يقصد باللامركزية الكاملة للمحفوظات وجود وحدة محفوظات عامه داخل الجهاز الإداري الواحد ، تختص وحدها بأعمال قيد البريد الوارد والصادر فقط. أما أعمال الفهرس والحفظ والمتابعة فتقوم بها مكاتب محفوظات محلية تحت أشراف المحفوظات العامة.

المركزية الجزئية:-

يقصد باللامركزية الجزئية للمحفوظات وجود وحدة عامه للمحفوظات داخل الجهاز الإداري الواحد تختص وحدها بأعمال قيد البريد الوارد والصادر والفهرسة والحفظ والمتابعة بالنسبة لبعض الوحدات في الجهاز الإداري الواحد أما باقي الوحدات تنحصر أعمال المحفوظات العامة قيد البريد الوارد والصادر أما أعمال الفهرسة والحفظ تقوم بها مكاتب محفوظات محلية تحت أشراف المحفوظات العامة.

ويتضح من هذا العرض أن المظهر الأساسي في المركزية واللامركزية هي عمليات الفهرسة والحفظ، فإذا ركزت في مكان واحد فيكون نظام المحفوظات مركزياً وإذا وزعت علي أقسام الجهاز الإداري فيكون نظام المحفوظات لا مركزياً.

أما عمليات قيد البريد الوارد والصادر فهي لابد ان تكون مركزية وهذه ضرورة بكمها ما ينتج عن ذلك من أماكن متابعة أي خطاب وارد أو صادر ومعرفة مكانة بسهولة عند الحاجة.

الدوافع التي أدت إلي تطبيق المركزية واللامركزية:-

يمكن القول بان تطبيق المركزية أو اللامركزية في محفوظات أي جهاز إداري لابد أن يكون طبقاً للاحتياجات العملية التي تظهر ما الدراسات للظروف الخاصة بالجهاز.

ونستعرض بعض الدوافع التي تكون سبباً في تطبيق المركزية واللامركزية

1- جهاز منشأ حديثاً:

عند إنشاء أي جهاز إداري فأنه من الضروري أن تبدأ محفوظات مركزية لنتمكن أن نحصر ما ينتج عن نشاطه من محفوظات في مكان واحد وبعد مرور الزمن كلما اتضحت اختصاصات وحدات الجهاز وظهرت ضرورة احتفاظ أي وحدة بأوراقها فإنه يمكن التحول إلي النظام اللامركزي.

2- جهاز صغير :

كلما كان الجهاز الإداري صغير فإنه من الإشراف تطبيق اللامركزية التي يترتب عليها التي يترتب عليه وجود مكتب محفوظات في كل وحدة وتكرار معدات الحفظ.

لذلك فإنه من الضروري تطبيق النظام المركزي كلما كان الجهاز الإداري صغيراً حيث يمكن تحقيقاً المميزات التالية:

  • تجميع المحفوظات في مكان واحد ومن ثم يمكن حصرها والسيطرة عليها وترتيبها بحيث يمكن الاستفادة بها أكبر فائدة.
  • من المعروف أن النظام المركزي اقتصادي فهو يوفر كثيراً من التكاليف.

3- الاستعمال :

أن استعمال مجموعة من المحفوظات بواسطة أي من وحدات الجهاز الإداري دون غيرها يعني وضع هذه المجموعة في نظام لامركزي. وأن استعمال مجموعه من المحفوظات بواسطة أكثر من وحده في الجهاز الإداري يعني هذه المجموعة في نظام مركزي لتسيير الاطلاع عليها للجميع.

4- السرعة:

في بعض الأجهزة الإدارية تكون السرعة هي أساس العمل وذلك مثل الإدارات الدبلوماسية أو الحربية . ولذلك يفضل تطبيق النظام اللامركزي للمحفوظات كلما كانت السرعة في تطبيق العمل في الجهاز الإداري. حيث أن ذلك يقرب المحفوظات من المختصين ويسهل لهم أعمالهم.

5- التكاليف:

من المعروف أن المحفوظات اللامركزية أكثر في التكاليف من المحفوظات المركزية ويتضح ذلك فيما يلي:

  • تكرار ملفات الموضوعات وتكرار حفظ الصور.
  • الحاجة إلي عدد أكبر من معدات الحفظ.
  • الحاجة إلي عدد أكبر من الموظفين بسبب تكرار عمليات القيد وعمليات الحفظ.
  • الحاجة إلي مساحة أكبر بسبب وجود عدد اكبر من معدات الحفظ والموظفين. لذلك فأنه من الضروري إتباع النظام المركزي إذا لم تكن الإمكانيات المالية وافيه باحتياجات النظام اللامركزي.([9])

عيوب التطبيق في المركزية واللامركزية:-

1-عدم الربط بين المحفوظات العامة والمحفوظات المحلية .

2-تتحول كثير من الأجهزة من النظام المركزي إلي اللامركزي أو العكس دون دقيقة للاحتياجات الفعلية للعمل.

3-في كثير من الأجهزة التي تطبق النظام اللامركزي يلاحظ عدم تحديد مستوي المحفوظات المحلية والتي تكون غالباً في أحد المستويات الآتية:-

أ) محفوظات علي مستوي الإدارة.

ب) محفوظات علي مستوي القسم.

ج) محفوظات علي مستوي المكتب.

د) محفوظات فردية أي أن كل موظف يحتفظ بأوراقه.

4- عدم وجود أي نوع من الرقابة علي المحفوظات المحلية في النظام اللامركزي مما ينتج عنها ما يلي:-

أ) عدم أمكان تحديد المسئولية في حالة ضياع أي ملف أو أيه أوراق.

ب) عدم أمكان الرقابة علي محتويات الملفات.

ج) عدم وجود رقابة علي استخدام قواعد الفهرسة يجعل أوراق الموضوع الواحد مبعثرة في أكثر ملف.

5- اختلاف نظم الفهرسة وطرق الحفظ في الجهاز الإداري الواحد.

6- قيد الخطاب الوارد والصادر أكثر من مرة وإعطائه أكثر من رقم.

موظفو الوثائق(1) :-

تعد القوي البشرية أحد العناصر الرئيسية في كل عملية إدارية وهذا اتجهت أغلب دول العالم إلي أعداد القوي البشرية المناسبة للعمل في مراكز  الوثائق. عن طريق أنشاء المدارس والمعاهد المتخصصة وعقد الدورات التدريبية والندوات لتدريب العاملين في هذا المجال.

وكانت فرنسا من الدول السباقة في هذا المجال حيث أنشأت مدرسة الوثائق بباريس في عام 1821م .

ويفتقد الوطن العربي بشكل عام إلي القوي البشرية المتخصصة في هذا المجال .

ويرجع ذلك لعدة أسباب :-

  • ضعف الوعي الثقافي .
  • تأخير بعض الدول العربية في تأسيس مراكز الوثائق الوطنية .
  • قلة الفرص والحوافز المتاحة في هذا المجال .
  • ضعف التنسيق والتعاون بين المؤسسات التعليمية والمهنية

الصفات الشخصية لموظفي الوثائق :-

  • القدرة علي التحمل والصبر .
  • القدرة علي المراجعة والمتابعة والتقويم
  • القدرة علي التعامل مع الآخرين
  • القدرة علي حفظ الأسرار والأمانة
  • القدرة علي الابتكار والتجديد

بعض العوامل التي تهدد سلامة وأمن الوثائق:-

أ-العوامل الطبيعية : وتشكل الرطوبة، الحرارة الجاف، الهواء الملوث، الغبار، الأمطار، الرياح، وغيرها من المؤثرات البيئية.

ب- الحرائق: غالباً ما تحدث نتيجة التقصير في مواصفات السلامة وعدن الالتزام بها.

ج- السرقات: وبرغم ندره سلامة الوثائق، نظراً للاحتياطات التي تتخذ عادة في إجراءات حفظها.

د- الحشرات والفطريات والبكتريا: وتشمل الارضه والقوارض والفطريات وغيرها وهذه تشكل خطراً كبيراً علي الوثائق بل علي الأساس أيضا.

هـ- سوء استخدام الوثائق: فعندما يتعدد تداول الوثائق بين أيدي المستفيدين منها أو المنظمين لها لابد وأن تعرض للتلف. ص47-48

الإطار الثاني

الدراسة الميدانية

وزارة الثقافة

لمحة تاريخية :

تمثل وزارة الثقافة الرائد و القائد في حمل لواء الثقافة في البلاد ،فهي تعمل علي عكس دور الثقافة السودانية وأهميتها وتعبر عن هوية الأمة وحضارتها  وإسهامها الفاعل في إبراز الواقع السياسي و الاجتماعي والاقتصادي والفكري ، فهي الراعي للثقافة تخطيطا وتطويرا خاصة وان الوزارة يعول عليها كثيرا في دفع الحركة الثقافية علي المستوى القومي وتنمية العلاقات مع مؤسسات الثقافة ومنظماتها الرسمية والأهلية ومع مجتمع المبدعين وأهل الثقافة محليا وعالميا .

المهام والاختصاصات :

  • رعاية الثقافة تخطيطا وترقية لأدائها وحماية الأمن الثقافي للمجتمع .
  • التعريف بالسودان من حيث مقوماته وتوجهه .
  • حماية حقوق السودان الثقافية إقليميا وعالميا وفق الاتفاقيات الثنائية ومتعددة الأطراف .
  • الإشراف علي المراكز الثقافية بالخارج والمراكز الثقافية والأجنبية المصدقة بالبلاد .
  • الاهتمام بدور النشر وتقديم التسهيلات ليكون السودان مركزا إقليميا للنشر والطباعة.
  • بعث التراث الثقافي الوطني ،بشقيه المكتوب والمتناقل وترقيته وحفظه ورعاية المبدعين بالتنسيق مع الولايات .
  • الاهتمام بالفنون بأشكالها المختلفة وتطويرها وربطها بقيم وأخلاق المجتمع.
  • الاهتمام بثقافة الطفل وربطها بالقيم الدينية والأخلاقية .
  • اي مهام اخري يكلفها بها مجلس الوزراء.

ادارة الآداب والعلوم الإنسانية:

ويتبع لها:

  • النشر الثقافي.
  • مركز ثقافة الطفل .
  • ادارة المراكز بالداخل والخارج السودانية وتتبع لها:
  • مركز توثيق الحياة السودانية .
  • مركز الفيلم .
  • المراكز الثقافية بالخارج.
  • مركز التصوير الفوتوغرافي.
  • المراكز الثقافية الاجنبية بالداخل.

الإدارة العامة للفنون:

  • إدارة الفنون الشعبية .
  • إدارة الفنون الموسيقية.
  • إدارة الفنون المسرحية .
  • إدارة الفنون الجميلة والتطبيقية .

الوحدات التابعة للوزارة :

  • المجلس القومي لرعاية الثقافة والفنون .
  • المجلس القومي للمصنفات الأدبية والفنية .
  • المكتبة الوطنية.
  • الصندوق القومي لرعاية المبدعين.

الإدارات المساعدة او الداخلية بالوزارة :

  • الشئون الإدارية والمالية.
  • المكتب التنفيذي الوزاري .
  • التخطيط والبحوث .
  • العلاقات الخارجية .
  • العلاقات العامة والمراسم .
  • الإعلام.
  • الإدارة القانونية.
  • مسجل الجماعات الثقافية .
  • مركز المعلومات.
  • إدارة التنسيق والمتابعة.
  • إدارة التطوير الإداري والجودة.
  • إدارة التدريب.

أرشيف وزارة الثقافة

لمحة تاريخية[10] :

كانت تحفظ الوثائق في إدارات الوزارة المختلفة كما كانت تحفظ في بوكس فايل وتصنف حسب الموضوع (المكاتبات في وحدة ، و التقارير في وحدة و هكذا ) ولكن من غير ترتيب .

والجدير بالذكر أن بعض الوثائق كانت موجودة في مخازن ،وحتى المخازن كنت في شكل مهجور الأمر الذي أدى إلي تلف بعض الوثائق بالعوامل الطبيعية مثل الأمطار و الأتربة ودرجة الحرارة المرتفعة .

بعد ذلك تم تكوين لجنة في عام 2008 لحصر وثائق الوزارتين (الثقافة و الشباب و الرياضة) و تم تحديد ميزانية معينة لأداء هذه المهمة ، وكانت اللجنة من عدد من الأفراد من كل إدارة إلا أنة نسبة للظروف المادية  المتدنية لم يتم ذلك.

وبعد ذلك تم تتسيب هذه المهمة إلي مركز المعلومات وعن طريق موظف متخصص في الوثائق و المكتبات . كما تم تكليفه لتحديد الاحتياجات الخاصة بالأرشيف مثل الأرفف و الصناديق وغيرها بالإضافة إلي كتابة تصور عام للأرشيف وأجهزته .

كما تم مخاطبة الجهة المختصة بالوثاق بالدولة ( دار الوثائق القومية ) لوضع تصور للأرشيف و تصميم أرشيف بالطريقة الصحيحة .

وكونت لجنة من دار الوثائق ومركز المعلومات بالوزارة ووضعت هذه اللجنة الخطة العامة للأرشيف مع تحديد الميزانية المناسبة ،و بعد أن وافقت الوزارة علي هذه الخطة بدا العمل الفعلي بالأرشيف .

وكان العمل بالمراحل التالية :

  • تمت مخاطبة الإدارات المختلفة للوزارة لتجهيز الوثائق وإرسالها للأرشيف
  • تم فرز هذه الوثائق لكل إدارة على حده
  • تم تصنيف وفهرسة هذه الوثائق حسب الموضوع
  • تم تسجيلها لتسهيل عملية الوصول إليها ولتكوين الفهرس الخاص بالأرشيف
  • تم حصر الوثائق عديمة الفائدة و تسجيلها في قائمة كما تمت مراجعتها من قبل اللجنة وبعد ذلك تم توزيع نسخ منها إلي وكيل الوزارة ومدير الشئون الإدارية والمالية ثم إلي مدير عام دار الوثائق القومية للتصديق بالحريق ، وبعد ذلك مت حرقها .

وفي أغسطس 2010 كان فصل وزارة الشباب من وزارة الثقافة وبالتالي تم فصل الوثائق الخاصة بكل وزارة ومن ثم أصبح أرشيف وزارة الثقافة يحتوي فقط على الوثائق التي تخص الوزارة .

انواع الوثائق بالأرشيف :

يحتوي أرشيف وزارة الثقافة على العديد من الوثائق الرسمية وغير الرسمية ، وذلك لان الوزارة لها عدة إدارات كبيرة متمثلة في فروع مثل المسرح القومي والمكتبة الوطنية والمجلس الا على للفنون وغيرها من الإدارات الأمر الذي يجعل الوزارة تحتوي على العديد من التقارير حول عمل هذه الإدارات وكذلك خطط العمل والمكاتبات والعقود والأعمال الثقافية التي تجرى بالخارج ، والاتفاقيات والقرارات التي تصدر من مجلس الوزراء وغيرها من انواع الوثائق المعروف شأنها شأن اي مؤسسة حكومية .

العمليات الفنية في الأرشيف :

يتبع أرشيف وزارة الثقافة عدة خطوات لتنظيم الوثائق وجعلها في متناول الباحثين وهذه الخطوات عبارة عن العمليات الفنية التي تجري لتنظيم الوثائق وهي :

1.التزويد:

التزويد او الاقتناء وهو العملية التي يتبعها موظف الأرشيف لاقتناء الوثائق وحفظها بالأرشيف والتزويد في الوزارة غالبا ما يكون سنويا وذلك لان الوثائق التي تأتي للأرشيف يكون العمل الحالي بها قد انتهى ولكن لا يتم الاستغناء عنها لأنه سيكون الحاجة اليها في يوم ما .

يقوم موظف الأرشيف بكتابة خطابات لكل الإدارات الداخلية ليعلمهم بان يسلموا الوثائق المغلقة او الملفات المغلقة للأرشيف ليتم حفظها او استرجاعها عند الحاجة

وبموجب تلك الخطابات تأتي الملفات الى الأرشيف مسجلة في قائمة تحتوي على عناوين وعدد الوثائق التي تم تسليمها لموظف الأرشيف وبعد ذلك يتم التوقيع على تلك القائمة من جانب الطرفين (( مدير الإدارة وموظف الأرشيف )) .

  1. التصنيف:

عندما يستلم موظف الأرشيف الملفات يقوم بتصنيفها وفقا لأنواعها مثل المكتبات العامة ، التقارير الخطابات …….. الخ هذا بالنسبة للملفات التي ترد تحت عنوان وزارة الثقافة ام التي ترد تحت عنوان إداراتها فيتم تصنيفها حسب الإدارة مثل مركز المعلومات الشئون الإدارية العلاقات الخارجية .

  1. الفهرسة:

بعدما تم تصنيفها يتم فهرسة الوثائق حسب الموضوع وتتم عملية الفهرسة بتصفح الوثيقة نفسها لمعرفة المواضيع التي تحتويها ، وغالبا ما يكون عنوان الملف او الوثيقة يعبر عن محتواها الموضوعي مثل العنوان (( الخطة السنوية لسنة 2002 )) فنجد ان الموضوع هو نفسه الذي عبر عنه العنوان ، بعد استخراج المواضيع يتم كتابتها في شكل قائمة هذه القائمة تحتوي على البيانات الوصفية للوثيقة وموضوعها .

  1. التسجيل:

يتم تسجيل هذه الملفات في قائمة وتحتوي هذه القائمة على :

الموضوع:

يعني موضوع الوثيقة وغالبا ما يكون عنوان الوثيقة يعبر عن موضوعها إلا في بعض الحالات .

رقم الصندوق : وهو الرقم الذي يحدد الموضوع المعين في الصندوق المعين كما يعمل هذا الرقم بمثابة رقم التصنيف للكتب وهو الرابط ما بين السجل و الرف و عن طريقة يمكن الوصول للوثيقة بأيسر الطرق .

رقم القطعة :

قد يحتوي الصندوق الواحد علي عدد من القطع أو الوثائق لذا يتم ترقيم القطع برقم متسلسل داخل الموضوع الواحد.

تاريخ الفتح :

هو  تاريخ  أول وثيقة وضعت في الملف

تاريخ القفل :

هو تاريخ أخر وثيقة وضعت في الملف .

وتعمل هذه القائمة بمثابة السجل العام او الفهرس العام للأرشيف وذلك لانها تحتوي على جميع عناصر الوثيقة ويتم البحث عن طريقها بسهولة ويسر .

يتم طباعة هذه القائمة على  الحاسب الالي وذلك لاستخراج نسخة الإلكترونية لمحتويات الأرشيف كما تحفظ منها نسخة احتياطية خارج الجهاز back up  .

نموذج للقائمة :

 

الموضوع رقم الصندوق رقم القطعة تاريخ الفتح تاريخ القفل

. 5 الحفظ:

بعد ما تم تسجيل الملفات وتم حفظ القائمة على الحاسب الالي تأتي بعد ذلك مرحلة ادخالها في صناديق الحفظ وصندوق الحفظ يكون بأحجام مختلة يتم تصميمه حسب الطلب ولكن الحجم المتوسط يكون بحجم الورق ، او تغريبا (40 *30سم ) يتم إدخال الملفات في هذه الصناديق ، والصندوق قد يحتوي على ملف او ملفين او اكثر حسب حجم الملف .بعدما يتم إدخالها في الصناديق يتم كتابة ديباجة هذه الديباجة تحتوي على بيانات تصف ما بداخل الصندوق لتكون عملية مكملة لعملية البحث في الفهرس .

شكل الديباجة                             وزارة الثقافة

القسم   class
الموضوع   subject
الصندوق   Box
القطعة   pieces

 

وبعدما يتم الصاق هذه الديباجة على الصناديق يتم وضع الصناديق على الارفف مرتبة حسب ترتيبها في الفهرس لتساعد في عملية البحث والاسترجاع .

  1. الاسترجاع:

يتم البحث والاسترجاع للوثيقة عن طريق الفهرس او القائمة التي تم تسجيلها ، فمثلا اذا طلب منك ملف موضوعه قرار مجلس الوزراء رقم 22 لسنة 2008  هنا يتم البحث بالموضوع اولا وهو( مجلس الوزراء قرارات) ومن ثم يتم تحديد الموضوع بالتاريخ وهو 2008 وعندما نجده بالقائمة تدلنا القائمة على رقم الصندوق الذي يحتوي على هذا القرار ، ومن ثم نذهب الى الرف لنصل الى ذلك الصندوق ونتحصل على الوثيقة بسهولة .

الإدارة:

وزارة الثقافة بها العديد من الوحدات الإدارية التابعة لها كما ذكرت سابقا ولكن الأرشيف يعمل على حفظ الوثائق التي ترد من الإدارات او الوحدات الداخل مبنى الوزارة فقط اما الوحدات الإدارية الخارجية فيتم حفظها في إدارتها لذا يمكننا ان نقول ان إدارة الأرشيف هنا أنها غير مركزية وهي تنطبق عليها محاسن ومساوئ المركزية التي تعرضنا لها في هذا الاطار النظري .

الجانب التقني في الأرشيف:

نسبة للظروف السائدة في السودان وبالتحديد المؤسسات الحكومية وبالإشارة الى ارتفاع تكاليف رقمنة الوثائق من تجهيزات مادية وغيرها فقد حاولت إدارة الأرشيف ان تنتقل بالأرشيف الى الجانب الرقمي عدة مرات الى انها لم تفلح في ذلك .

ولكن لم يقف موظفو الأرشيف مكتوفي الأيدي بل كان لا بد لهم من حوسبة الوثائق ان لم تكن رقمنتها لذلك قام موظفو الأرشيف وبعد الانتهاء من الجانب اليدوي قاموا بإنزال نظام وين اسيس WIN ASIS الا انه لم يبدأ العمل بها وتم تحديد الحقول التي تم سوف تحتوي عليها التسجيلة .

لكن في الوقت الراهن يمكننا ان نقول ان الأرشيف يعيش نوعا من الحياة التقليدية وان كان يتم استخدام الحاسب الآلي لطباعة القوائم “” الفهرس ” وحفظ نسخة منه في الجهاز الا ان ذلك لا يكفي فلابد من استخدام النظام او الاتجاه الي سبيل الرقمنه digitalization

الموظفون:

يعمل بالأرشيف حاليا اثنين من خريجي قسم علوم المعلومات والمكتبات بدرجة البكالوريوس والدراسات العليا ويقوم موظفو الأرشيف بكتابة الخطابات للإدارات المختلفة لتسليم الوثائق كما يقوموا بكافة العمليات الفنية من فهرسة وتصنيف وحفظ ويقوموا ايضا بعملية البحث واسترجاع الوثائق للمستخدمين .

البريد الصادر و الوارد :

بالنسبة للبريد الصادر و الوارد في الوزارة يكون بطريقتين اما عن طريق البريد الإلكتروني او عن طريق السيرك .

أولا عن طريق البريد الإلكتروني :

بالنسبة للخطابات الصادرة تأتي أولا إلي مركز المعلومات لأنه المسئول عن عملية الإرسال والاستقبال للبريد وبعد ذلك يتم إدخال الخطابات او الوثائق الي الجهاز عن طريق الماسح الضوئي scanner ثم يتم إرسالها إلي الجهة المعنية وبعد الإرسال يتم حفظ نسخه من الوثيقة علي الجهاز في ملف الصادر . اما الحفظ فهو مقسم بالشهور مثل الصادر يناير فبراير مارس …الخ .

اما الخطابات الواردة عن طريق البريد الإلكتروني فيتم حفظ نسخة من في ملف الوارد وهو مقسم أيضا بالشهور . وبعد ذلك يتم طباعتها لإرسالها إلي الجهة المعنية عن طريق السيرك اليومي .

ثانيا البريد الصادر و الوارد عن طريق السيرك :

وهنا تكون حركة سير الوثائق و الخطابات من إدارة إلي أخرى موثقة في السيرك اليومي . إما توزيع الخطابات فإذا كانت داخل الوزارة يتم توزيعها عن طريق العامل (الفراش) أما إذا كانت موجهة إلي إدارة خارج الوزارة فيتم إرسالها عن طريق أي موظف في الإدارة بعد تدوينها بالسيرك .

ويرى الباحثون هنا انه يجب ان يكون هنالك مركز خاص باستلام وإرسال الخطابات وان يحفظ منها نسخة وان يتم استلامها وإرساله بالطرق العلمية الصحيحة .

بيانات السيرك :

الموضوع المستلم بالمركز الجهة المرسل منها الجهة المرسل إليها المستلم بالإدارة التوقيع التاريخ
             
             

مبنى الأرشيف :

مبنى الأرشيف عبارة عن قاعة مساحتها (( 5*10 )) متر تقريبا وبها منافذ للإضاءة والتهوية الطبيعية وتعتبر كافية في الوقت الحالي اما مستقبليا فهي لا تكفي لحفظ الوثائق وفي هذه القاعة المكان الذي يعمل فيه  موظف الأرشيف الا انه يجب ان يكن هناك فاصل بينه وبين الوثائق او وجود مكتب خاص به ولا ينبغي تواجده في هذه القاعة إلا لساعات العمل فقط.


النتائج والتوصيات

النتائج:

  • المفهوم السائد للأرشيف في أذهان الموظفين هو عبارة عن مخزن للوثائق، والموظف الذي يعمل بالوثائق يعتبر ادنى الناس كفاءة وخبرة .
  • مفهوم مركز المعلومات بالوزارة غير مطبق بالمعنى الصحيح وذلك لأنة عبارة عن وحدة كمبيوتر ليس إلا . ولا يهتم بجمع المعلومات وتنظيمها وحفظها واسترجاعها.
  • دورة حياة الوثائق تعتبر إلي حد ما مقبولة حيث تلتزم بالتسلسل وتكون موثقه في السيرك اليومي إلا ان كل ما يعيقها هو كثرة التوقيعات .
  • يفتقد موظفو الأرشيف إلي الدورات التدريبية وبالأخص في الجانب التقني
  • يعاني الأرشيف من عدم توفر أدوات العمل.
  • يتبع الأرشيف الأسلوب التقليدي في عملية البحث والاسترجاع اذ يعتمد علي السجل اليدوي
  • الوثائق الجارية تحفظ في المكاتب نسبة لتداولها اليومي.

التوصيات:

  • نوصي بالقيام بورشة عمل بخصوص مركز المعلومات والأرشيف لتوعية الموظفين بالوزارة بماهية مركز المعلومات وما ينبغي ان يكون علية.

بالتطرق الي الأرشيف باعتباره مستودع للوثائق التي تحتوي علي المعلومات وان يشارك في هذه الورشة علماء وخبراء المكتبات والمعلومات.

  • يجب عقد الدورات التدريبية لموظفي الأرشيف بالإضافة للمحاولة في التعاقد مع احدي الشركات لرقمنه الأرشيف.
  • يحتاج الأرشيف الي المزيد من الإضاءة والتهوية الطبيعية

يجب توفير أدوات العمل من اجل ان يكمل الأرشيف مسيرته ورسالته بأسلم وأيسر والطرق.

  • البريد الصادر والوارد ينبغي ان يتم بالإجراءات العلمية الصحيحة وذلك عن طريق تقليل التوقيعات.
  • يجب إرسال واستلام البريد الوارد والصادر عن طريق مركز معين يقوم هذا المركز بفرز الوثائق وإرسالها بالطرق الصحيحة .
  • يجب فصل مكتب خاص بمسئول الأرشيف لان وجوده في صالة الوثائق يسبب خطرا كبيرا لصحته.

 

المصادر والمراجع :

  • سالم عبود الالوسي، محمد محجوب مالك . الأرشيف : تاريخه ، اصنافة ، إدارته. – بغداد : دار الحرية للطباعة ، 1997م
  • فهد إبراهيم العسكر . التوثيق الإداري في المملكة العربية السعودية . ط2 الرياض : مكتبة الملك فهد ، 1995م
  • محمد حسن جاد الله .ادارة الوثائق الجارة في الهيئات والمؤسسات والمنظمات .- القاهرة : دار الثقافة العلمية .2007
  • محمود عباس حمودة ؛ابو الفتوح حامد . الارشيف ودورة في مجال المعلومات الإدارية .القاهرة :مكتبة نهضة الشرق
  • الندوة العلمية الثالثة عن مؤسسات المعلومات في الوطن العربي .- عمان : جمعية المكتبات الاردنية
  • نورالدائم البرير . مسئول الارشيف مقابلة ’15/6/2011

الانترنت :

http://vb.ihsac.com/t6971

shttp://www.nationalarchives.gov.eg/nae/ar/aboutus/doc-def.jsp

http://www.mhc.gov.om/documents.asp

http://www.elshami.com/Terms/D/diplomatics.htm

librarians4all.blogspot.com/p/blog-page_3092.html

[1] librarians4all.blogspot.com/p/blog-page_3092.html

[2] نفس الصدر السابق

[3] محمد حسن جاد الله .إدارة الوثائق الجارة في الهيئات والمؤسسات والمنظمات .- القاهرة : دار الثقافة العلمية .2007 ص 15

(1) http://www.nationalarchives.gov.eg/nae/ar/aboutus/doc-def.jsp

(1) http://www.mhc.gov.om/documents.asp

[4] المصدر السابق

(1)http://www.elshami.com/Terms/D/diplomatics.htm

[5] فهد إبراهيم العسكر . التوثيق الإداري في المملكة العربية السعودية . ط2 الرياض : مكتبة الملك فهد ، 1995م ص34-40

[6] محمود عباس حمودة ؛أبو الفتوح حامد . الأرشيف ودورة في مجال المعلومات الإدارية .القاهرة :مكتبة نهضة الشرق ،ص 27-38

[7] الندوة العلمية الثالثة عن مؤسسات المعلومات في الوطن العربي .- عمان : جمعية المكتبات الاردنية ، 1995 ،ص 357

(1) http://vb.ihsac.com/t6971

(2) سالم عبود الالوسي، محمد محجوب مالك . الأرشيف : تاريخه ، أصنافه ، إدارته. – بغداد : دار الحرية للطباعة ، 1997م

[8] محمود عباس حمودة ؛ابو الفتوح حامد مصدر سبق ذكره ، ص19 -20

(1) محمود عباس حمودة، أبو الفتوح حامد . مصدر سبق ذكره، ص20-24

(1) فهد إبراهيم العسكر .مصدر سبق ذكرةس– ص58-61

 [10] نورالدائم البرير . مسئول الارشيف مقابلة ’15/6/2011

للتحميل اضغط هنا

أضف تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *